Ugovor o obradi podataka

Prilog A. Obrada osobnih podataka

Klijent je voditelj obrade podataka svojih klijenata, zaposlenika i drugih ovlaštenih korisnika. Pružatelj je izvršitelj kada te podatke obrađuje radi Terminice prema dokumentiranim uputama klijenta. Za vlastitu naplatu, ugovorne kontakte i sigurnost računa pružatelj zasebno određuje svrhu i primjenjivu osnovu, o čemu daje obavijest o privatnosti.

Predmet obrade su unos, organizacija, pohrana, prikaz, izmjena, dostava ugovorenih obavijesti, izvoz i brisanje podataka za raspored, rezervacije, tim i ugovorene radne naloge. Obrada traje za vrijeme usluge te povrata/brisanja prema ovome prilogu. Ispitanici su klijenti poslovnice, članovi tima i kontaktne osobe. Podaci obuhvaćaju ime, poslovni ili rezervacijski kontakt, termine, usluge, dodijeljene djelatnike i povijest dogovora; telefon i bilješke samo kada su potrebni. Kod uključenih radnih naloga obuhvaćeni su podaci o predmetu rada, vozilu, fotografije i ponude. Posebne kategorije i kaznene evidencije nisu ugovorene i ne smiju se unositi u slobodne bilješke.

Klijent određuje zakonitu svrhu, osnovu, razmjernost i rokove svojih obrada, daje obavijesti ispitanicima te upravlja ovlastima osoblja. Pružatelj postupa samo po dokumentiranim uputama, uključujući prijenose, osim kada ga zakon obvezuje drukčije; o tome prethodno obavještava klijenta ako zabrana obavještavanja nije propisana zakonom. Ako uputa krši propise, odmah upozorava klijenta i ne provodi nezakonitu uputu.

Osobe s pristupom obvezane su na povjerljivost. Pružatelj provodi mjere iz priloga B, razmjerne riziku, te pomaže klijentu u pristupu, ispravku, izvozu i brisanju na zahtjev ispitanika. Zahtjev prosljeđuje nadležnom klijentu i ne odlučuje sam o njegovoj pravnoj osnovi, osim vlastitih zakonskih obveza.

Pružatelj bez nepotrebnog odgađanja obavještava klijenta o saznanju za povredu njegovih osobnih podataka putem ugovorenog kontakta, uz poznatu prirodu događaja, pogođene podatke/osobe, posljedice, poduzete mjere i kontakt. Naknadne informacije dostavlja postupno. Ne čeka istek 72 sata: obveza klijenta prema nadzornom tijelu odvojena je od ove obveze. Pomaže u procjeni rizika, sigurnosnim obvezama, procjenama učinka i prethodnom savjetovanju, prema dostupnim podacima.

Pružatelj daje informacije i dokaze za provjeru usklađenosti te omogućuje razmjerne revizije i inspekcije klijenta ili njegova ovlaštenog revizora, uz zaštitu drugih korisnika i povjerljivosti. Organizacija provjere ne smije onemogućiti zakonsko pravo nadzora. Klijent može zahtijevati obustavu nezakonite obrade i, ako se povreda ne ukloni, raskinuti dio ugovora na koji se obrada odnosi.

Prilog B. Izvršitelji, sigurnost i povrat podataka

Podizvršitelji, zadaci i lokacije: Hosting i baza: Hetzner Online GmbH, Falkenstein, Njemačka; šifrirane sigurnosne kopije: Hetzner Object Storage, Helsinki, Finska. Automatsku e-poštu šalje Resend (Plus Five Five, Inc.) iz odabrane regije Irska. Resend obrađuje adresu primatelja, sadržaj poruke i podatke dostave te pohranjuje podatke u SAD-u. Poslovnu poštu, uključujući upite s obrasca za kontakt, obrađuje Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited). Ne šaljemo cijelu bazu klijenata pružateljima e-pošte. Stripe obrađuje podatke samo kada korisnik pokrene njegov postupak plaćanja. Entri trenutačno nije uključen. Kada domenu naručite kroz Terminicu, podatke registracije obrađuje Openprovider. Za dobrovoljne obavijesti u mobilnoj aplikaciji koristimo Expo (650 Industries, Inc.), Apple APNs i Google FCM. Obrađuju oznaku uređaja, tehničke oznake računa, poslovnice i obavijesti te općenitu poruku bez imena klijenta, usluge ili bilježaka. Za provjeru pretplata kupljenih u mobilnoj aplikaciji koristimo RevenueCat, Inc. RevenueCat prima nasumičnu oznaku poslovnice, podatke o kupnji i tehničke podatke potrebne za rad SDK-a. Ne šaljemo mu imena, e-poštu ni podatke klijenata poslovnice kao korisničke atribute. Apple i Google zasebno obrađuju plaćanje i upravljanje pretplatom u svojim trgovinama.

Klijent daje opće pisano odobrenje samo za navedeni opseg. O namjeravanom dodavanju ili zamjeni podizvršitelja pružatelj unaprijed obavještava klijenta i daje mu stvarnu mogućnost obrazloženog prigovora prije pristupa podacima. Ako se prigovor ne može riješiti, pogođena obrada se ne započinje; stranke dogovaraju zamjenu ili prestanak pogođenog dijela bez naplate neizvršene usluge. Pružatelj ugovorno prenosi iste obveze zaštite i ostaje odgovoran za podizvršitelja.

Pristupi i prijenosi izvan EGP-a te primjenjive zaštitne mjere: Aplikacija, baza i naše sigurnosne kopije nalaze se u EU-u. To ne znači da svi dobavljači obrađuju podatke isključivo u EGP-u. Resend pohranjuje podatke u SAD-u, iako se poruke šalju iz Irske; njegov ugovor o obradi uključuje standardne ugovorne klauzule Europske komisije za prijenose. Google Workspace može obrađivati podatke u državama u kojima djeluju Google i njegovi podizvršitelji; primjenjuju se njegov dodatak o obradi podataka i odgovarajući mehanizmi prijenosa, uključujući standardne ugovorne klauzule kada su potrebne. Kopiju primjenjivih zaštitnih mjera možete zatražiti na kontakt@terminica.hr. Pojedinosti: https://resend.com/legal/dpa i https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html. Na stranicama se ne uključuju analitički ni marketinški servisi samo otvaranjem stranice. Expo i njegovi pružatelji push dostave mogu obrađivati tehničke podatke izvan EGP-a, uključujući SAD. Expo u odjeljku 3.2 svojih uvjeta navodi standardne ugovorne klauzule; pojedinosti: https://expo.dev/terms i https://expo.dev/privacy/subprocessors. RevenueCat i njegovi podizvršitelji mogu obrađivati podatke u SAD-u. Njegov dodatak o obradi podataka uključuje standardne ugovorne klauzule za relevantne prijenose iz EGP-a; popis podizvršitelja i mjere zaštite: https://www.revenuecat.com/dpa.. Ovaj prilog sam po sebi nije instrument za međunarodni prijenos; prije takvog prijenosa moraju biti ispunjeni uvjeti poglavlja V. GDPR-a.

Stvarne tehničke i organizacijske mjere: HTTPS za prijenos, odvojene ovlasti vlasnika i tima, provjera pristupa poslovnici pri svakoj radnji, ograničen pristup poslužitelju i bazi, šifrirane vanjske sigurnosne kopije s provjerom oporavka te nadzor isporuke obavijesti i sigurnosnih događaja. Pristup tajnama ograničen je na potrebe usluge. Održavanje i sigurnosna ažuriranja provode se tijekom usluge.

Mjere moraju obuhvatiti razdvajanje klijenata, najmanje potrebne ovlasti, zaštitu prijave i prijenosa, sigurno upravljanje tajnama, ažuriranja, nadzor incidenata, sigurnosne kopije i provjeru oporavka. Navedene mjere ne smiju biti samo opis planirane konfiguracije; primjenjuju se i redovito provjeravaju tijekom obrade.

Operativni rokovi i postupak: Podatke računa čuvamo dok je račun otvoren i dok su potrebni za ugovorene usluge. Zatvaranje pretplate nije zahtjev za brisanje. Podatke klijenata i rezervacija obrađujemo prema dokumentiranim uputama poslovnice, koja određuje svrhu i rok čuvanja. Pri prestanku obrade poslovnica bira povrat ili brisanje, uz izdvajanje podataka za koje postoji zakonska obveza čuvanja. Zahtjevi za brisanje obrađuju se kroz postupak naveden u nastavku; poslovni podaci ne brišu se automatski samim istekom pretplate. Upite čuvamo dok su potrebni za rješavanje upita i povezanih ugovornih zahtjeva; nepotreban sadržaj uklanjamo nakon završetka obrade. Zakonske financijske evidencije čuvaju se odvojeno tijekom primjenjivog zakonskog roka. Operativne pogreške čiste se nakon 30 dana ili iznad 10.000 zapisa. Istekle prijave i provjere čiste se automatski. Nakon slanja ili otkazivanja poruke iz našeg reda za slanje uklanjaju se primatelj i sadržaj; neuspjele poruke čiste se nakon 30 dana. Resend čuva poruke i zapise dostave 30 dana. Šifrirane sigurnosne kopije zadržavaju se 30 dana, uz najmanje dvije posljednje kopije radi oporavka. Starije kopije uklanjaju se nakon provjere nove kopije. Kopije se koriste za oporavak, ne za redovno poslovanje; pri obnovi potrebno je ponovno provesti ranije odobrena brisanja. RevenueCat podatke obrađuje tijekom pružanja usluge prema svom dodatku o obradi. Brisanje računa u Terminici ne otkazuje pretplatu u Appleu ili Googleu i ne pokreće automatsko brisanje u RevenueCatu. Zahtjeve za brisanje podataka kod RevenueCata obrađuje ovlaštena podrška, uključujući korisnike bez kupnje. Nakon brisanja poslovnice odvajamo njezinu oznaku od minimalnih zapisa kupnje koji sprječavaju ponovnu uporabu iste potvrde i služe podmirenju obveza; nužnost daljnjeg čuvanja procjenjuje se pojedinačno. Ne postoji automatski rok brisanja tih minimalnih zapisa. Nepotrebne podatke uklanjamo nakon provjere zahtjeva i obveza čuvanja. Podaci u sigurnosnim kopijama slijede zasebne rokove i ograničenja pružatelja.. Nakon prestanka, prema izboru klijenta, podaci se vraćaju ili brišu, uključujući kopije osim zakonom obveznog čuvanja. Kopije koje se privremeno čuvaju izoliraju se od redovne uporabe; nakon oporavka ponovno se provode primjenjiva brisanja. Pružatelj na zahtjev potvrđuje provedbu i obrazlaže zakonska zadržavanja.

Kontakt voditelja: E-mail potvrđenog vlasničkog računa. Kontakt izvršitelja: kontakt@terminica.hr. Ovaj ugovor sastavni je dio prihvaćenih uvjeta Terminice, uključujući besplatnu probu. Prihvaća ga ovlašteni predstavnik poslovanja putem potvrđenog računa. Elektronički primjerak s datumom i verzijom terminica-dpa-2026-10-13 ostaje dostupan u upravljanju računom.